Kick-off meeting je začátek každého projektu, nebo zakázky. V tomto článku bych se rád zaměřil na to jak ho vedu já, jaké informace získávám a co s nimi dále dělám. Osobně považuji Kick-off za jeden z nejdůležitějších bodů projektu.
A to z mnoha důvodů:
- U nového klienta z něho vychazí proposal a vaše šance získat zakázku.
- Nahlédnete klientovi pod pokličku a zjistíte jestli je projektu vůbec reálný.
- Zjistíte více o klientovi jako takovém, abyste věděli, jak ho správě nacenit a jestli s ním vůbec chcete spolupracovat.
- Pokusíte se odhalit všechny překážky (technické, právní, časové či designové), které při realizaci projektu mohou nastat.
Jak vedu Kick-off meeting
Většinu času je Kick-off i první schůzka s klientem face-to-face. Proto vždy začínáme nějakým small talkem o jejich firmě, úspěších a kam se chtějí dostat. Vše jen, aby byl klient v příjemné atmosféře a necítil se jako při výslechu. Postupně se ho budete ptát na celkem osobní (firemní) otázky a potřebujete jeho co nejupřímnější odpovědi.
Všechny otázky máme připravené v našem UX Kitu na vytisknutí. Záměrně mám vypnutý počítač a píšu si všechno ručně. Zároveň si celou schůzku vždycky nahrávám na telefon, kdybych na něco zapomněl, nebo pochopil jinak než bylo zamýšleno. To poslední co chcete, je otravovat klienta zdlouhavými e-maily a ptát se, co tím vlastně myslel.
Struktura Kick-off meetingu
To nejdůležitější je struktura samotných otázek. Celý dokument mám rozdělený na jednotlivé části:
- Projektová část
- Komunikace
- Technická část
- Firemní část
- Co dál?
- Prostor pro cokoliv dalšího
Rád bych se teď zaměřil na každou část samostatně a nastínil, na co se v nich ptáme. Otázky jsou u většiny projektů stejné a mění se jen drobnosti.
Projektová část
Projektová sekce je nejdůležitější část dokumentu, a proto se na ni vrhneme vždy na začátku. Myslete na to, že už máme za sebou cca 15 minutový small talk, takže to jen tak nevybalím ve dveřích. Jeden z hlavních důvodů, proč to řeším na začátku, je čas. Občas se mi stalo, že klient musel odběhnout, nebo se něco protáhlo. Když se tímto začne, máte jistotu, že to nejdůležitější budete mít na 100 % hotové, ať se stane cokoliv.
V této části se zabývám důvodem vzniku / fungování projektu, jeho ideálním výstupem a problémem, kterým tímto projektem pomůžeme klientově podnikání. Zároveň probíráme i metriky, kterými bude klient měřit úspěch projektu a tím pádem i mojí práci. Je pro vás důležité hned vědět, jestli má klient reálné očekávání. Nechcete se pustit do projektu, který i přes nadprůměrný úspěch bude v očích klienta selháním.
Komunikace
Komunikace je základ úspěšného projektu, a proto je jí věnována druhá část dokumentu. Zde se ptám hlavně na odpovědné osoby za projekt a jejich kontaktní údaje. To poslední co chcete je, aby si u klienta přehazovali rozhodnutí jak horký brambor.
Mimo kontaktní osoby se ptám i na další pracovníky na projektu, ať interní nebo externí. Chceme vědět s kým budeme spolupracovat, a jak to bude probíhat. Ideální místo na doporučení kamarádů a ověřených kontaktů (nebo dalších lidí u vás ve studiu).
Poslední část nechávám na potenciální čas mimo projekt klíčových lidí. Chceme vědět, jestli má někdo naplánovanou konferenci, dovolenou, školení, atd. Občas se mi stalo, že mi na posledních 14 dní před deadlinem odjel klíčový člověk na hory.
Technická část
Tato část je jen velice krátká. Více ji rozebíráme v Design briefu, pokud s klientem začnu pracovat. Ptám se jen na základní věci, které mohou celou zakázku protáhnout, a tím i prodražit.
Mezi tyto otázky patří:
- Časová omezení projektu (termín veletrhu, vypuštění produktu atd.)
- Technická omezení (projekt musí běžet na tomto a tomto systému nebo frameworku atd.)
- Finanční omezení (budget projektu)
- Další omezení - na právní omezení se ptáme většinou až ve zmíněním Design briefu, protože to často klienti z fleku neví.
Firemní část
Velice důležitá část pro nacenění celé zakázky a vypracování Proposalu, který se klientovi bude líbit. Každý rád mluví o sobě, a proto považuji tuto část jako takové ideální zakončení celé naší schůzky, kde si klient odpočine a pročistí hlavu.
Vždy se snažím ptát na velikost firmy a její historii. Nezapomínejte se zeptat na úspěchy nebo je znovu nakousnout, pokud jste o nich mluvili v úvodním small talku.
Občas nakousnu i ideálního zákazníka. Workshop na persony dělám většinou a jako součást Design briefu, ale pokud je to business, který neznáte proč se nezeptat, že. Mimochodem jsem pro vás připravil šablonu na tvorbu person, kterou si můžete stáhnout zdarma.
Co dál?
Poslední část dokumentu slouží pro mně. Probírá se v ní hlavně podoba Proposalu. Do kdy musí být hotový, jestli musí obsahovat nějakou speciální část (např. pro investora).
Mimo tyto otázky se ptám i na to, jak na mě klient narazil. Pokud to nevíme dopředu je to hezká zpětná vazba na to, jaké kanály marketingu fungují.
Prostor pro cokoliv dalšího
Pokud chce klient dodat něco, co ještě nezaznělo, zde má možnost. Většinou ale máte vše, co je potřeba a klient je spokojen, že první schůzka byla nabitá a neztráceli jste jeho čas.
Šablona, která vám usnadní práci
Než jsem začal používat šablony, ztrácel jsme čas opakováním jednotlivých kroků stále dokola. Na internetu jsem sice nějaké materiály našel, ale pořád to nebylo ono. A tak jsem se pustil do výroby vlastních šablon a briefů. A tak vznikl můj první produkt - UX Kit. Díky němu mám všechny procesy pod kontrolou.
Jednou za čas Kit aktualizuji o další šablony, sekce nebo moduly. Pokud už jste šťastným vlastníkem UX Kitu máte všechny aktualizace zdarma. To zní fajn, ne? Pokud nevíte o co jde, mrkněte se na naše stránky.
