Jak na efektivní onboarding nových designerů do týmu

Když jsem se stal CPO, jedna z prvních věcí, kterou jsem začal hodně řešit byl onboarding nových designerů. Jsme malý start-up, máme kolem 35 lidí. A tým jsme ještě menší.

O to víc si myslím, že je správně nastavený onboarding důležitý. Proč? Jednoduše protože nemáme neomezeně zdrojů na to někoho onboardovat půl roku. A nemusí to být nutně in-house designer. Bavíme se i o externích lidech.

Proto jsem pro vás sepsal tenhle článek, který vás provede tím, jak hladce nastavit onboarding i u vás ve firmě. A co můžete dělat ještě líp než my.

Pokud se vám nechce číst, ale rádi byste si tohle téma poslechli, mrkněte na tento záznam z UX Monday.

Co dělat před nástupem nového člověka – příprava

Tohle je moment, kdy už máte vybraného konkrétního člověka, podepsané NDAčko a stanovené datum nástupu.

Nová práce je stresující pro každého. Pro nováčka i pro stávající tým. A vyvstává hromada otázek – bude nám ten člověk vyhovovat? Jaké jsou jeho/její stávající pracovní návyky? Bude si rozumět se zbytkem týmu? Jak se s ním/ní bude pracovat?

A tady platí víc než kdy jindy. Kdo je připraven, není překvapen. Mějte předem jasně stanovený plán. Nejhorší scénář je, když vám člověk nastoupí první den a vy mu řeknete „tak tohle je Tonda a ten ti vysvětlí, co budeš dělat”.

Prosím vás. Takhle ne. Pálíte čas dalšího člověka úplně zbytečně.

1. Pošlete e-mail s pár body, co se bude dít

Jak to děláme my v Dotidot? Po podepsání NDAčka posíláme e-mail, ve kterém je pár bodů, které si můžou předem projít. Netrváme na tom, aby si to procházeli ještě před tím než oficiálně nastoupí. Protože je to jejich volný čas, nejsou za to placení. Rozhodnutí je jen na nich.

Z vlastní zkušenosti se mi ještě nestalo, že by to někdo neprošel. Jelikož nástup do nové práce je opravdu stresující, většina lidí je ráda za to, že si můžou informace projít předem a trochu se na novou etapu připravit.

2. Nasdílejte dokumenty a přístupy

Mezi tyhle věci u nás patří:

• kompletní design systém včetně obboardingu do něj
• přístupy do Dodidot aplikace
• Product Roadmapa
• OKR´s list
• v týmu fungujeme asynchronně, takže i krátký návod, jak na asynchronní komunikaci 😎
• Data Hub, kde máme všechny workflows, testy atd.
• Research Hub (depozitář), kde máme všechny researche (aby si je člověk mohl pročíst a třeba se i trochu vcítit do naší cílové skupiny)
• přístupy do toolů, u nás např. Figma, Confluence, Slack, Jira atd.
• Product Press Releases
• Product Requirements Docs

K tomuto má člověk přístup ještě před tím, než mu začne pracovní doba. Proč si myslím, že je to lepší? Odbouráte tím částečně strach z neznámého.

3. Dejte mu / jí předem informace o prvním dni

Zároveň nováčkovi připravte info o tom, co přesně se bude první den dít. Krůček po krůčku. V kolik hodin se potká s kým, co se od něj očekává. Abyste odbourali takový ten AHA moment „tak jsem teda tady a co mám dělat“.

4. Naplánujte onboard checky

Dalším krokem je naplánování tzv. onboard checků. Ty slouží k oboustrannému feedbacku na dosavadní spolupráci. Ten feedback směrem k vám je extrémně důležitý. Vy chcete dostávat feedback, abyste mohli neustále optimalizovat proces onboardu. Nebojte se ptát. Na onboard i na členy týmu – jak (ne)byl kdo nápomocný atd.

U nás máme checky naplánované na 14. den, 30. den, 60. den a 90. den od začátku spolupráce. Součástí meetingu jsou jeho / její buddy, CPO (já), projektový manažer a HR.

O buddym a párování mediorů / seniorů se dozvíte níže v článku.

„Zkušebka je opravdu na zkoušku. Nebojte se, že to nevyjde.“

‍

Nedoporučuji člověka ve zkušebce rovnou začlenit do týmu. I když to může znít zvláštně. Žádný bonding hned takhle na začátku nechcete. Je důležité pamatovat na to, že ten člověk (zatím) není součástí týmu než projde zkušebkou.

Pokud k tomu budete takhle přistupovat a hlavně to tak i komunikovat týmu, tak eliminujete hromadu problémů, které se mohou objevit.

Ať už máte jakkoliv složité pohovory, praktické úkoly, psychologické testy, nikdy nevíte, jak ten člověk bude fungovat s vaším týmem. A může to být velice kvalitní člověk, který je jen na špatném místě, nebo si nesedne s týmem. A je to v pořádku.

Pořád je to zkušební doba = na zkoušku. A to platí oboustranně. Ne jen, jestli jsme spokojení my jako firma, ale jestli je spokojený i nový člen týmu s námi.

Za mě se vyplatí komunikovat transparentně – pojďme zkusit, jestli to bude fungovat. Když ano, super. Když ne, nevadí. Je potřeba k tomu tak přistupovat, abyste k tomu člověku zbytečně nepřilnuli, kdyby to náhodou nevyšlo. Tím neříkám, že ho / ji máte izolovat a vůbec se s ním / ní nebavit. 😅 To vůbec.

První den v nové práci

První den je pro nového člověka (i pro zbytek týmu) náročný. Udělejte všechno proto, aby nováček přesně věděl, co ho čeká a cítil se mezi vámi dobře. Jaké konkrétní věci děláme my?

Onboardbook: Co to je a proč je důležitý

Onboardbook u nás člověk  dostane hned první den. Je to dokument, který obsahuje vše potřebné. A provádí nového člena vším, co potřebuje vědět.

Proč mít onboardbook? Eliminujete tím veškeré nejasnosti ohledně přístupů, očekávání od dané role, návodů, týmu, historie firmy, ale i fontů, které si má postahovat.

Náš onboardbook je opravdu komplexní. Má skoro 30 stránek. Máme ho ale standardizovaný (alespoň jeho většinu, která je stejná pro všechny. Ať už jste vývojář*ka nebo designer*ka). Některé části se upravují podle role. Příprava onboardbooku pro nového člena týmu nám teď zabere maximálně hodinku práce.

Součástí onboardbooku je i projekt, na kterém bude nový člověk první 3 měsíce pracovat. Abyste mohli jednoduše vyhodnotit, jestli je dobrý fit pro váš tým nebo ne.

Tady vidíte strukturu, jak vypadá náš onboardbook v Dodidot. Najdete v něm přivítání, ale i popis práce. Divili byste se, jak rychle člověk zapomene, co má vlastně dělat. 😁 Připomeňte jim, co přesně je jejich náplní práce.

Velká část je o toolech, které používáme. I o tom, jak fungujeme, o naší firemní kultuře, historii, benefitech. A samozřejmě i takové ty praktické věci, jako kde v officu najdou kafe, jaké jsou přístupy na wi-fi (pro lidi in-house). Pro remote lidi tyhle části dáváme pryč, abychom je zbytečně nezahlcovali něčím, co nepotřebují.

Je tam část i o členech týmu, info o nich včetně fotek a linkem na Confluence, kde to máme rozepsané trochu podrobněji.

A samozřejmě rozplánované ty první 3 měsíce.

Přístupy a návody

1. Mějte všechny přístupy a návody na jednom místě. Ať už je to Confluence nebo Drive. Také si určete jednoho člověka, který je za to zodpovědný a dělejte jednou za kvartál check, že všechno sedí.
2. Používejte password managery, co nedovolí lidem kopírovat hesla, ale jen je automaticky vkládat (nemusíte pořád měnit hesla). Proč? Když někdo odejde, nemusíte měnit hesla.
3. Aktualizujte tyto návody vždy jednou za kvartál (tohle neděláme a je to chyba).

Kdo je Buddy a co dělá

Každý nový člověk ve firmě k sobě dostane vždy svého buddyho. Buddy je zkušenější člověk z firmy, který ho celým onboardingem provádí. Nemusí to nutně být seniornější člověk, protože neonborduje do toho, co ten člověk bude dělat, ale do firmy.

Je za nového člověka zároveň zodpovědný, takže to není jen „kámoš”, ale je jeho / její práce onbordovat toho člověka.

Vždy se snažíme párovat lidi křížově podle seniority. Nový seniorní člověk = interní medior. Nový mediorní člověk = interní senior. Jestli to bude fungovat líp, teprve testujeme. 😅

První týden v nové práci

I první týden se vyplatí mít předem naplánovaný. Které meetingy a procesy pomáhají nám?

Get to know you meetings

Tyto meetingy slouží k poznání nejbližšího týmu. Probírají se tu jak pracovní věci (co kdo dělá, zodpovědnosti atd.), tak osobní věci. Nemáme danou žádnou pevnou strukturu, prostě si povídáme. 😊

Proč jsme je zavedli jen s nejbližším týmem? Každý musí vědět, na koho se obrátit, když něco potřebuje. To zajistíte nejlíp tak, že se ten člověk se všemi osobně pozná.

Dříve jsme to měli s celou firmou. Posunuli jsme to až po zkušebce, protože to byla ztráta času pro další týmy, pokud člověk odešel.

Trainings a App checklist

Myslete na to, že ne každý má znalost našeho odvětví. U nás jsme to vyřešili sérií tréninkových videí, kterou připravili naši automatizační stratégové. Od úplných základů – co je to marketing, jak fungují platformy až po složitá témata. Aby designérovi / designérce přiblížili ten obor co nejvíce. Ke všemu jsou dostupné i prezentace, nahrávky meetingů a samozřejmě kdokoliv z nás.

Toto je predispozice pro náš App checklist. Je opět jedno, na které jste pozici. Jsem velký zastánce toho, že každý, nehledě na pozici nebo oddělení, musí chápat produkt firmy. Jednostránkový brief nestačí. Každý by si měl projít cestou „běžného“ uživatele, aby pochopil všechny výhody, pain pointy, nedostatky atd. Pořád má k ruce buddyho, kdyby potřeboval s něčím pomoct.

Co v check-listu najdete / k čemu slouží:

• Výpis úkolů, které musí každý splnit v naší aplikaci.
• Simuluje průchod uživatele.

Procesy školení

Všechny procesy máme zmapované v onboardbooku (Confluece nebo videa), ale na klíčové procesy probíhá ještě zvláštní školení. Školení je možná silné slovo, jsou to spíš takové QA sessions. Školí většinou buddy nebo projektový manager.

Rada navíc: No surprises

Už jsem to psal nahoře, ale napíšu to znova. První týden je pro nového člověka brutálně složitý. Noví kolegové, nové procesy, nový styl fungování. Je toho dost. Nepřipravujte žádné extra překvápka typu „pojď nám tady před celou firmou povědět něco o sobě“.

Pokud něco takového ve firmě děláte, je to OK, ale dejte vědět vždy s předstihem.

První tři měsíce v nové práci

První tři měsíce budou složité, proto by měl mít nový člověk focus jen na jednu věc. Ať už je váš produkt jakýkoliv – je složitý. Představte si situaci toho nového člověka. Tolik nových informací, onboard do všeho. Váš úkol? Nezahltit ho, aby vám hned nevyhořel.

S tím vám pomůže, pokud bude mít váš člověk ze začátku focus pouze na jeden jasně definovaný konkrétní projekt, respektive na jeho část. Za kterou bude samozřejmě zodpovědný = musí ho dodat v termínu.

Nebojte se člověku připomenout, že dodání a deadline jsou stěžejní. Celý proces je naplánovaný v onboardbooku, kam se může kdykoliv vrátit nakouknout.

Pokud se tak nestane pro mě osobně je to red flag. Vždy ale záleží na okolnostech, pokud do toho vstoupí zdravotní komplikace nebo část projektu závisí na někom, kdo podklady nedodal. Každopádně pokud se deadline nedodrží, nováček neprojde zkušebkou.

Na daném projektu má k sobě pořád svého buddyho, který je za nováčka taky zodpovědný.

Co děláme (zatím) špatně a vy budete dělat líp

Neříkám, že náš onboarding je ten nejlepší na světě. Ale je ten nejlepší pro nás. To neznamená, že se na něm nedá něco optimalizovat. I my máme pořád na čem pracovat. Co děláme podle mě špatně a měli bychom to začít měnit?

Staré materiály

Na Confluence máme popsané staré procesy, co už neplatí. Jak už jsem zmínil někde nahoře. Dělejte pravidelné kvartální checky.

Něco máme v češtině něco v angličtině. Dříve jsme hirovali jen v ČR. Dnes už máme mezinárodní tým, tudíž jsme z češtiny přešli na angličtinu. Některé staré materiály ale zůstaly jen v češtině, což nám pak působí zbytečné komplikace.

Dospěl jsem k řešení všechno archivovat a vytáhnout si jen to, co je pro nás relevantní, a to jsme postupně dali do kupy. Po x letech fungování firmy není v našich silách to všechno přepsat.

Remote vs. in-house

Část týmu máme full-remote a část hybrid. Ne jen v Česku, ale po celé Evropě (+- 2 hodiny v časovém pásmu). Zkoušeli jsme i mimo Evropu, ale časový posun nám nevyhovoval.

V onboardingu mezi remote a hybrid je obrovský rozdíl. Vlastně jsem zatím dospěl k tomu, že nevím, jak to vyřešit. Když totiž s někým sdílíte stejnou kancelář, tok informací je prostě jiný. Stačí se otočit, jít spolu na oběd, zakecat se v kuchyňce u kafe. To remote lidi nikdy nezažijí. Pracujte na tom, aby se necítili odstrčení, pokud máte takto smíšené týmy.

Optimalizace

„Optimalizujte každý proces, jste přeci designeři.“

I onboard je proces, co se dá optimalizovat na základě dat od lidí, co jím prochází. Po každém hiru si sedněte a zjistěte, jestli nemůžete něco změnit. Udělejte to vy. Ne HR. Vy jako designeři.